Managementondersteuning en -advies.

De interne beheersing van uw organisatie is een steeds belangrijker item. Het ministerie van OCW, de Commissie Don en de diverse branchecodes voor goed bestuur wijzen hier voortdurend op. Een adequate planning- & controlcyclus is een wezenlijk onderdeel van de interne beheersing.

Wij adviseren en ondersteunen onze klanten bij het inrichten en optimaliseren van hun planning- & controlcyclus. Hierbij is sprake van maatwerk. Het uitgangspunt is dat een instelling moet kunnen beschikken over betrouwbare financiële en andere informatie. Deze informatie moet enerzijds voldoende inzicht geven in de verschillende onderdelen en niveaus binnen de organisatie, maar anderzijds ook overzichtelijk en compact zijn. Ook afstemming op de verschillende gebruikers van de informatie is van belang. Een raad van toezicht heeft vaak voldoende aan informatie op hoofdlijnen, terwijl een budgethouder gedetailleerde informatie over de besteding van zijn budget nodig heeft.

Steeds meer onderwijsinstellingen gaan taken op financieel en administratief gebied in eigen beheer uitvoeren. Deze ontwikkeling is gestimuleerd door schaalvergroting en de in de afgelopen jaren toegenomen verantwoordelijkheid van de onderwijsinstellingen voor hun financiële huishouding. Wij adviseren deze instellingen ook over de inrichting van hun planning- & controlcyclus en hun administratie.

Bij de uitvoering van dergelijke opdrachten inventariseert Van Ree Accountants eerst de interne informatiebehoefte. Vervolgens formuleren wij een plan van aanpak en doen we concrete voorstellen over de inrichting van de planning- & controlcyclus. Indien gewenst, kunnen wij ook assisteren bij de implementatie.

De begroting is een wezenlijk instrument om uw financiële huishouding te sturen. Het verschuiven van verantwoordelijkheden van de overheid naar de instellingen zoals lumpsum financiering, doet het aantal risico's toenemen en maakt het belang van een adequate begroting op langere termijn alleen maar groter. Een begroting is geen op zichzelf staand instrument, maar dient gerelateerd te zijn aan uw strategie en (meerjaren-)beleidsplannen en ingebed te zijn in de hele planning- & controlcyclus. Wij voorzien u graag van advies over deze materie en ondersteunen u bij het opstellen van uw begroting. Ook de financiële doorrekening en de beoordeling van uw begroting is mogelijk.

Betrouwbare periodieke managementinformatie is voor het aansturen van uw organisatie een must. Deze rapportages moeten bovendien tijdig beschikbaar zijn en afgestemd op uw specifieke situatie. Ook moet de opzet en indeling van de diverse informatie, zoals de begroting, de management-rapportages en de jaarrekening, uniform zijn, zodat u de diverse informatiebronnen eenvoudig met elkaar kunt vergelijken.

Belangrijk is een goed evenwicht tussen de mate van gedetailleerdheid en de overzichtelijkheid van de informatie. Beter beknopte, maar betrouwbare informatie, dan uitgebreide overzichten waardoor de klant door de bomen het bos niet meer ziet. Moderne softwarepakketten kennen overigens vaak de mogelijkheid om informatie naar diverse inzichten te ordenen (door middel van kostenplaatsen, kostendragers, kostensoorten en dergelijke). Zo kan informatie voor diverse gebruikers worden afgestemd op hun specifieke behoeften.

Van Ree Accountants adviseert over de opzet van uw managementrapportages. Ook ondersteunen wij instellingen periodiek bij het samenstellen van deze informatie. Een andere optie is een tussentijdse beoordeling van deze informatie, om de betrouwbaarheid ervan te vergroten.

In 2008 is de regelgeving met betrekking tot de jaarverslaggeving van onderwijsinstellingen gewijzigd. Vanaf 2008 moet elke onderwijsinstelling zijn jaarrekening inrichten conform de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving en in het bijzonder in overeenstemming met richtlijn RJ 660 Onderwijsinstellingen. Voordeel van deze nieuwe regelgeving is dat alle onderwijssectoren aan dezelfde eisen moeten voldoen en hun jaarrekening conform dezelfde modellen moeten inrichten. Met name voor grotere stichtingen en verenigingen, met instellingen in verschillende sectoren, is dit een uitkomst. Ook de aansluiting met regelgeving voor het bedrijfsleven heeft voordelen; met name voor externe gebruikers zoals banken.

Wie denkt dat met de invoering van RJ 660 alle problemen uit de weg geruimd zijn, vergist zich. Denk maar aan de discussies over de verwerking van de BAPO- en SOP-verplichtingen in de jaarrekening. Nog steeds komen er vragen naar boven zoals:

• Hoe om te gaan met investeringen in huisvesting in het PO?
• Moeten verbouwingen in gebouwen in het PO en VO nu geactiveerd worden, of niet?
• Is een voorziening voor groot onderhoud wenselijk en noodzakelijk, of passen we de componentenmethode toe?
• Nemen wij een overlopende vordering op het ministerie in verband met de lumpsum bekostiging (de ‘Regeling onvoorziene gevallen bij de invoering vereenvoudiging bekostiging voortgezet onderwijs') op, of niet?
• Moet de jaarrekening van de steunstichting geconsolideerd worden met de jaarrekening van de onderwijsinstelling, of niet?

Wij wisselen graag met onze relaties van gedachten over bovengenoemde en andere vraagstukken op het gebied van de externe verslaggeving. Het vooraf met uw accountant afstemmen van dergelijke vraagstukken voorkomt onnodige frustratie en stagnatie in het traject van jaarafsluiting en accountantscontrole. Van Ree Accountants is u ook van dienst bij het (opnieuw) inrichten van de jaarrekening, bijvoorbeeld bij een bestuurlijke fusie of bij de overgang naar een administratie in eigen beheer.

De afgelopen jaren heeft good governance, in het onderwijs ook wel educational governance genoemd, steeds meer aandacht gekregen. Per 1 augustus 2010 is de Wet goed onderwijs, goed bestuur voor instellingen in het primair en voortgezet onderwijs van kracht en zijn de bepalingen uit deze wet in de diverse onderwijswetten verankerd. Ook de sectororganisaties hebben de afgelopen jaren codes voor goed bestuur ingevoerd. Belangrijke thema's in de wet en deze codes zijn:

• scheiding van bestuur en toezicht (voor PO en VO verplicht per 1 augustus 2011);
• aandacht voor horizontale verantwoording;
• sturing en beheersing van de interne organisatie en processen;
• integriteit en transparantie.

Van Ree Accountants is graag bereid u te adviseren inzake de implementatie of de verdere optimalisatie van educational governance binnen uw organisatie. Daarom hebben wij twee diensten ontwikkeld, te weten de quick scan goed bestuur en de audit goed bestuur.

De quick scan goed bestuur is bedoeld om snel inzicht te krijgen met betrekking tot de vraag of u aan de nieuwe eisen op het gebied van goed bestuur voldoet. Aan de hand van vragenlijsten, statuten, managementstatuut en ander interne documenten stellen wij vast in hoeverre u op het gebied van goed bestuur voldoet aan bovengenoemde wet en aan de voor u van toepassing zijnde code goed bestuur. Het resultaat is een overzichtelijke rapportage waarin in u snel kunt zien wat de huidige stand van zaken is en welke acties nog ondernomen moeten worden.

De audit goed bestuur is een uitgebreidere beoordeling dan de quick scan, waarin we per thema:

• aangeven welke eisen de wet en de code goed bestuur stelt;
• de huidige stand van zaken inventariseren;
• de conclusie formuleren met betrekking tot het al dan niet voldoen aan de wet en de code goed bestuur;
• aanbevelingen doen voor verbeteringen.

Naast een uitgebreide rapportage geven wij ook een managementsamenvatting en worden alle thema's in een overzicht uitgewerkt, inclusief de beheersmaatregelen, controleactiviteiten en bevindingen.

Ook kunnen wij advies op maat verstrekken op het gebied van edcuational governance. Wilt u meer informatie over genoemde diensten of advies op maat? Neem dan contact op met één van onze adviseurs.